Як правильно вести ділову переписку


Ведення ділового листування - це справжнє мистецтво і дуже часто нелегку працю. Вона впливає не тільки на оборот фірми або підприємства, а й сприяє поліпшенню партнерських відносин і зв'язку з споживачами. Однією з основних особливостей ділового стилю є точність викладу, яка має на увазі однозначне розуміння змісту листування. Однак є до нього і інші вимоги. До основних з них можна віднести: нейтральний тон викладу тексту, його лаконічність і використання професійних термінів.

Нейтральність тону викладу проявляється в діловому листуванні під виглядом максимальної строгості і стриманості тексту. Для її досягнення необхідно виключити вживання розмовної лексики, образних слів і слів, значення яких передається в переносному сенсі. Також з ділових листів необхідно виключати все слова, які надають тексту емоційне забарвлення - вигуки, зменшувально-пестливі суфікси і перебільшення.

Починати ділові листи варто з звернень, основною функцією яких є залучення уваги адресата. Однак крім цього звернення допомагає «поставити» листуванні потрібний тон. З цієї причини особливу увагу необхідно приділяти і знаку пунктуації, який стоїть після звернення. Якщо лист носить неформальний характер, то після нього можна ставити кому, в той час як знак оклику підкреслить офіційний стиль і значимість листи. Не варто забувати і те, що звернення необхідно вирівнювати по центру.

При написанні основного тексту листа необхідно детально продумати основну мету його складання, що адресат знає про предмет, який обговорюється в листі і яку інформацію з цього листа він повинен почерпнути. Зміст листа при цьому має бути переконливим і в ньому повинні міститися точні дати, факти, і висновки.

Закінчувати лист необхідно виразом очікування, наприклад, що той, кому адресовано лист виконає прохання, гарантію, відповість на запрошення. Після чого варто написати «формулу ввічливості», яку у своєму розпорядженні необхідно перед підписом.

Відео.

Поділіться З Друзями
Попередня Стаття
Наступна Стаття

Залиште Свій Коментар