Як провести конференцію


Конференції проводяться все частіше. З кожним роком кількість компаній привертає увагу аудиторії до нововведень за допомогою саме цього засобу. Але далеко не всі можуть організувати конференцію так, щоб вона протікала без проблем і збоїв. Виділіть тематику і цільову аудиторію. Якщо ваше начальство вимагає освітлення кількох новин за одну конференцію, вам доведеться пояснити, що це тільки погіршить сприйняття. Пам'ятайте: одна конференція - одна тема. Після того як тема і привід визначені, приступайте до сегментації аудиторії і виділенню цільової.

Визначте список виступаючих. Залежно від широти тематики змінюється їх число. Їх повинно бути мінімум двоє - представник компанії і запрошений фахівець (або представник влади). З усіма доведеться попрацювати над текстом виступу і поведінкою на сцені.

Призначте дату. Цей момент не можна упускати з виду - Не вибирайте дату, яка зручна тільки вам. Обов'язково упевніться, що на цей день немає інших заходів, куди піде частина вашої аудиторії. Також не варто проводити конференцію в святкові дні (включаючи церковні свята).

Підготуйте зал. Місце проведення конференції грає величезну роль. По-перше, воно покаже статус вашої компанії. По-друге, його облаштування обумовлює успіх всього заходу. Найкраще бронювати зали в бізнес-центрах - вони вже мають велику частину апаратури. Подбайте про наявність сидячих місць для всіх запрошених. У залі повинні бути сцена для виступаючих, екран для демонстрації презентацій, велика кількість електричних розеток для представників засобів масової інформації. Бажано обладнати невелику кімнату поруч із залом для інтерв'ювання виступаючих.

Акредитив журналістів. Склад присутніх ЗМІ визначаєте тільки ви. Вибирайте ті видання, які захоплюють вашу цільову аудиторію. Акредитація журналістів триває мінімум за день тижня до проведення конференції.

Розсилайте запрошення за місяць. Про захід потрібно повідомляти заздалегідь. Розішліть запрошення за 4-6 тижнів. Важливим персонам доведеться дзвонити особисто. Якщо ви влаштовуєте відкриту конференцію, то не зайвим буде дати рекламу в бізнес-видання міста.

Відео.

Залиште Свій Коментар